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卒業・退職後のデータ移行方法と注意点

卒業・退職される方は、「1. データの移行方法について」と「2. アカウント削除後の共有フォルダに関する注意(重要)」の両方をご確認下さい。

1. データの移行方法について

Box 上のデータを移行する方法として大きく 2 つの方法を紹介します。お好みの方法で移行下さい。

[方法 A ]. 必要なデータをダウンロードして、各自のUSB等に保存する。

keio.jp の Box にログインし、移行したいフォルダをダウンロードします。
フォルダのダウンロードの方法は こちら を参照して下さい。

ダウンロードした zip ファイルを USB やオンラインストレージ等に保存してください。
※ ただし、keio.jp の Google ドライブも同様に、卒業・退職後には使用できなくなるのでご注意下さい。

[方法 B ]. Box のアカウントを取得し、データを移行する。

注意: Box アカウントは容量制限があります(アカウントの種類によって異なります)ので、制限値を越えるデータを移行したい場合には方法 A をご検討ください。

@keio.jp 以外のメールアドレスでフリーアカウントを取得する

フリーのアカウントを取得する場合は以下のURLにアクセスしてください。
https://account.box.com/signup/n/personal

※ 無料の Box アカウントを取得する際、keio.jp のメールアドレスは利用できません。個人のメールアドレスをご利用下さい。



移行元アカウント(@keio.jp)から、移行先アカウント(フリーアカウント)へデータを移行する

  1. 移行元アカウント(@keio.jp)にログインして下さい



  2. ”個人データ”というフォルダを作成します。
    フォルダの作成方法は こちら を参照して下さい。



  3. 移行したい個人データを全て"個人データ"フォルダに移動します。



  4. 「移動/コピー先のフォルダ」で"個人データ"を選択し、「移動」をクリックします。



  5. チェックを入れた個人データが"個人データ"フォルダに移動しました。



  6. "個人データ"フォルダをアクセスした後、「ユーザを招待」をクリックし、移行先アカウント(フリーアカウント)を編集者権限で招待します。



  7. 取得した Box フリーアカウントの E メールアドレスを入力し、「招待を送る」ボタンをクリックします。



  8. Box のフリーアカウントで登録したアドレスにメールが届くので、コラボレータの追加<招待された場合> を行います。
    その後、右の「コラボレータ」に取得した Box のフリーアカウントが表示されます。
    「編集者」と表示されている部分をクリックし、「所有者」に変更します。



  9. 「OK」をクリックし、"個人データ"フォルダの所有者を Box のフリーアカウントに変更します。



2. アカウント削除後の共有フォルダに関する注意(重要)

卒業・退職後には keio.jp で提供していた Box のアカウントは順次削除されます。
その際、自身(アカウントが削除される人)が所有者となっているフォルダを他者(アカウントが削除されない人)とコラボレーションで共有していた場合、共有フォルダも削除され、他者(アカウントが削除されない人)からもアクセスできなくなるので、注意ください。
また、他者が自身を招待した場合、「無効にされたユーザーはコラボレーションに招待できません」というエラーが表示され、招待することができません。

A さんは、研究室内でデータを共有するために共有フォルダを作成し、研究室の B さんらと共有していた。
今回、 A さんが卒業し、 A さんの Box アカウントは削除された。
この時、 A さんが所有者になっていた共有フォルダも削除されたため、B さんらからも、その共有フォルダにアクセスできなくなる。

回避方法

卒業・退職前に自身が「所有者」となっている共有フォルダを在籍が続く誰かに「所有者」の変更を行って下さい。
「所有者」を在籍する誰かに変更していれば、アカウント削除後も、共有していた人たちからは共有フォルダに引き続きアクセス可能です。

注意:必ず、「所有者」に変更してください。「共同所有者」や「編集者」、それ以下の権限では、共有フォルダは削除され、アクセスできなくなります。

手順

具体的な手順は、上記の「[方法 B ]. Box のフリーアカウントを取得し、データを移行する。」 の 手順 6 以降を参照して下さい。
※ 「"個人データ"フォルダ」の部分は引き継ぎたいフォルダの名前に置き換えて下さい。

3. 慶應メールによるBoxアカウントの再登録について

2015年3月以降に慶應義塾を卒業・修了または後期博士課程を所定単位取得退学されて塾員となられた方、および2019年3月以降に慶應義塾を定年または選択定年退職された方に限り、離籍1年後より慶應メールによるBoxアカウントの再登録が可能となります。
なお、再登録したBoxアカウントには容量制限があります(アカウントの種類によって異なります)のでご注意下さい。

最終更新日: 2019年11月28日

内容はここまでです。